《專業(yè)行政文秘助理》

課程意義：
數(shù)百年來，各行各業(yè)都有文秘工作，它是一項常青的、不可或缺的職業(yè)，也是當今很多
年輕人向往的職業(yè)。文秘是領導的得力助手，接待、策劃會議、溝通、談判、公文寫作
、函電、形象設計、公關關系都離不開文秘的工作。高水平的文秘工作是保證領導和組
織工作效率的重要條件，文秘的形象更是代表著單位的整體形象。但做一個專業(yè)的、出
色的秘書卻不是一件容易的事，需要通過職業(yè)化的訓練和實際工作的歷練才能完成。本
課程專門針對目前職場專業(yè)文秘工作面設計，通過兩天系統(tǒng)化的梳理和強化，相信會給
您最專業(yè)的職業(yè)指導。

課程收益：
1.了解專業(yè)秘書/助理的職責與角色，工作范圍與未來展望。
2.學習提升工作效率的技巧，包含檔案管理、時間管理、會議管理，以及上司的行程管
理。
3.學習職場中的人際關系處理與溝通協(xié)調(diào)技巧，成為上司的得力助手。
4.學習專業(yè)秘書/助理的禮儀與應對技巧，塑造專業(yè)的形象。

授課方式：啟發(fā)式互動教學、小組討論、案例分析、角色扮演、培訓游戲、模擬演練
課程時間：2天；6小時/天
授課對象：1～3年工作經(jīng)驗的初級秘書助理，及有志從事文秘工作的人士

課程大綱：
第一講：專業(yè)秘書/助理的角色認知
一、專業(yè)秘書/助理的定義與職業(yè)價值
1.行政人員的角色扮演：管家、助手、人際
2.企業(yè)需要什么樣的行政人員
二、認清秘書/助理的十四項職責
三、專業(yè)秘書/助理必備的技能與素質
四、準確自我定位
1.初級：事務性文員
2.中級：事務性文員 協(xié)助管理
3.高級：獨立管理 事務處理
五、專業(yè)秘書/助理的工作法則
1.擺正位置
2.積極主動
3.細心準確
4.嚴守機密
5.誠懇有禮

第二講：如何提升文秘工作效率
一、高效率的文檔管理技巧
1.文檔管理的方法、原則及流程
2.高效名片管理-大大提升老板業(yè)務能力
3.如何運用信息科技進行客戶關系管理
4.高效助理秘書必備之文書管理技巧
5.如何成為全方位信息整合工作者
二、如何為上司與自己管理時間
1.80/20原理的應用
2.優(yōu)先級的排定
3.避免秘書人員的時間管理陷阱
4.如何優(yōu)化上司的時間安排
三、會議管理技巧
1.會議 ( 活動 ) 的種類
2.會議的流程管理：會前準備；會中協(xié)助；會后管理
3.會議記錄訓練
四、上司出差行程管理技巧
1.行前安排
2.為上司搜集資料
3.制定完備行程表

第三講：專業(yè)秘書/助理人際溝通技巧
一、成功溝通的秘訣
1.溝通的定義
2.溝通的雙向性
3.保證溝通成功的三原則
二、有效職場溝通技巧
1.人際風格的類型：DISC工具導入
2.如何與上司溝通
3.如何與同事溝通
4.如何與客戶溝通
三、上司需要什么樣的秘書/助理：白骨精溝通高招
1.積極傾聽
2.同理心
3.正向引導法
4.贊美法

第四講：專業(yè)秘書/助理的形象塑造
一、女性行政人員的著裝要求
1.職業(yè)裝的選擇
2.鞋、襪、包的搭配
3.巧用首飾、絲巾及其它配飾
二、男性行政人員的著裝要求
1.公務西裝的選擇
2.穿西裝的十大誤區(qū)
3.襯衫、領帶、皮帶、鞋、襪的選擇與搭配
三、專業(yè)秘書/助理的場合著裝
1.正式嚴肅的會議場合
2.商務休閑的辦公場合
3.優(yōu)雅從容的社交場合
四、合宜的儀表修飾
化妝、修面、發(fā)型
五、專業(yè)的儀態(tài)
站、坐、走、蹲、手勢、微笑

第五講：專業(yè)秘書/助理的禮儀與應對技巧
一、商務用語禮儀
1.交談禮儀
2.接打電話禮儀與技巧
3.電子禮儀：電子郵件、手機、傳真等
二、商務往來禮儀
1.專業(yè)的接待態(tài)度
2.招呼技巧
3.介紹時的原則
4.握手技巧
5.交換名片
6.行進間、乘坐電梯、坐車的禮儀
7.不同的送客方式
8.拜訪的宜與不宜
9.饋贈禮儀
三、商務餐飲禮儀
1.中式：請客吃飯的藝術；桌位；點菜；上菜順序；敬酒；餐桌禁忌；奉茶
2.西式：桌位；餐桌禁忌；餐具；上菜次序；酒水和咖啡；自助餐

最后：結束語
一、分享與回顧
二、行動計劃